La UCAV supera el reto y la disrupción tecnológica gracias a su transformación digital antes de la pandemia
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La UCAV supera el reto y la disrupción tecnológica gracias a su transformación digital antes de la pandemia

Mª del Rosario Sáez Yuguero, rectora de la UCAV.

María del Rosario Sáez Yuguero, rectora de la universidad abulense: “Los estudiantes de la Universidad Católica de Ávila cuentan con una universidad 24/7”.

La crisis sanitaria ha puesto a prueba los sistemas de enseñanza de las  universidades. La Universidad Católica de Ávila había comenzado con anterioridad su proceso de transformación digital que, unido a su experiencia, durante   más de diez años impartiendo formación online, le ha permitido abordar en condiciones mucho más favorables esta disrupción que ha traído la pandemia. La Universidad Católica de Ávila (UCAV) ha adoptado enfoques innovadores para la transformación digital, y ha compartido su experiencia con las soluciones de gestión académica de Oracle, Blackboard, Deloitte y sus mejores prácticas durante el webinar “Retos y disrupción tecnológica en el sector universitario”. 

 

La transformación digital no solo abarca a un momento y un espacio, sino a toda la institución universitaria y a afecta a los estudiantes durante todo el proceso de la vida académica del alumno, esto lo sabe muy bien la rectora de la UCAV, Mª del Rosario Sáez Yuguero, quien asegura que sus estudiantes y empleados son nativos digitales y su universidad sabe cómo interactuar con ellos y cómo interaccionan entre ellos en el mundo digital sin olvidar los puntos físicos de atención y contacto con el estudiante.

 

Mucho se ha hablado de plataformas para la enseñanza a distancia, pero “no debe de identificarse universidad digital con universidad no presencial”, atestigua Sáez Yuguero. “La digitalización de la universidad afecta a la forma de llevar a cabo toda la actividad universitaria. En el mundo digital la presencialidad es fundamental y clave. Uno de los retos más importante de la disrupción de la tecnología en las universidades es mantener la presencialidad y el vínculo de los alumnos en medio de esta transformación digital que es un hecho y nadie puede escapar de esta revolución", asegura.

 

“Siete días a la semana, 24 horas al día”, así es la Universidad Católica de Ávila para sus alumnos gracias a la transformación digital. Un proceso llevado a cabo durante años en la UCAV que se ha conseguido gracias al cambio de mentalidad de toda la comunidad universitaria. En lo que coincide Luis Alberto Quilez, Iberia Senior Sales Manager de Oracle, quien asegura que los alumnos tienen que tener una universidad 25/7 en todos los sentidos.

 

ORACLE

 

El reto y la realidad de Oracle es proporcionar soluciones a las universidades para favorecer sus procesos de transformación digital, lo que pasa por la formación a empresas. Eso requiere el contacto con las universidades para adaptar esos programas y dar y poner en marcha programas adaptados a las nuevas necesidades, confirma Quilez.

 

El responsable de Oracle ha hablado de la importancia de la inteligencia artificial aplicada a la universidad mediante chatboots de contacto 24/7, así como aplicado al proceso de matrícula. “Nos enfrentamos a nuevas generaciones para las que debemos generar nuevas capacidades y eso nos obliga a tener que llevar una transformación para hacer reto a estos problemas que se nos plantean”. Para hacer frente a estos retos “necesitamos construir una organización ágil y ofrecer a los estudiantes lo que nos están demandando y eso solo pasa por una innovación continua”, añade.

 

El vicepresidente Blackboard para Europa, Juan Ramón Alegret, mantiene que hay que ir más allá de la formación online porque para tener una verdadera transformación digital tenemos que tener una estrategia global en toda la institución. “Es un error las universidades que han asociado las plataformas de aprendizaje únicamente cuando hay que impartir los cursos de forma online. El digitalizar este proceso tiene que ser independiente de la metodología empleada y esta digitalización tiene que ser imprescindible para la enseñanza presencial y cualquier tipo de enseñanza”. Esto quiere decir que utilizar un LMS (en muchos casos un Moodle) no es digitalizar o transformar digitalmente el proceso de enseñanza y aprendizaje, sino pensar en una forma holística pensando en el estudiante y después en los distintos factores de la universidad”, aclara.

 

Alegret ha mostrado su “honor de haber colaborado con la UCAV”, centro universitario que “tomó la decisión de transformarse digitalmente, lo que le ha permitido abordar en condiciones mucho más favorables esta disrupción que nos ha traído la pandemia porque toda la universidad estaba ya con esta transformación digital".

 

Por su parte, Javier Santos, socio consultoría en Deloitte, ha mostrado los retos y situación del sector universitario entre los que destaca una oferta educativa actualizada y con altos resultados de empleabilidad; ser una institución flexible, ágil en sus adaptaciones y eficiente ante la aparición de nuevas posibilidades”; e implantar nuevos modelos de aprendizaje.

 

Santos ha preguntado al gerente de la UCAV, Vicente Enciso, por el motivo por el cuál hace diez años decidieron abordar el proceso de transformación digital, en el que la UCAV fue una visionaria”. Las debilidades en ese momento de la UCAV le hicieron ser sus mejores fortalezas para esa transformación. Se trataba de una universidad joven, en una provincia con escasa población y rodeada de un grupo de universidades muy grande. De ahí que apostaran por la formación online y la búsqueda de un sistema robusto con herramientas conectadas entre sí. Hace tres años “introdujimos el concepto de presencialidad virtual sincrónica e interactiva que tiene la consideración de una enseñanza presencial, ya que dotamos nuestras aulas y profesores para que los alumnos pudieran participar en tiempo real”. De hecho, el índice de fracaso del curso 19-20 no ha llegado al 10% de los matriculados, lo que supone una “tasa fantástica”, ratifica Enciso.

 

Los beneficios de la transformación digital son innumerables como así ha explicado Virginia Bragado, jefe de administración y gerencia de la UCAV. “El principal desafío de la universidad ha sido conseguir ser una universidad accesible para cualquier alumno que se encuentre en cualquier parte del mundo, pero sin perder la humanización que tiene la presencialidad del trato con el alumno desde el punto de vista académico como administrativo".

 

Bragado asegura que han llegado a “conseguir ser una universidad 4.0”, para lo que han creado departamentos que antes no existían como del de Promoción Institucional dentro del que han incluido un departamento de ventas que, a través de un CRM, han conseguido un porcentaje de conversión por encima del media del mercado. O el departamento de Edición y Postproducción de vídeos de las clases que quedan grabadas en la plataforma y están a disposición en el campus virtual integrado en el material didáctico del alumno. Así como la creación del servicio de Orientación Académica Personal, en el que cada alumno tiene asignado un orientador que le acompaña a lo largo de todo el curso para cualquier duda, incidencia, además de que le planifica y temporiza los estudios”.

 

Otro de los cambios que ha sufrido la UCAV, según Bragado, es la simplificación de los procesos de matriculación y gestión del papel, que ha desaparecido. Esto ha permitido “ser más eficientes en las tareas y dedicarnos a cosas importantes para la universidad que son nuestros alumnos”, atestigua. Además del incremento de las colaboraciones de la UCAV con otras instituciones educativas. “hace diez años teníamos 400 alumnos y a día de hoy son más de 7.000”. Por este motivo, Bragado apuesta por la creación de un ecosistema digital entre todas las universidades.

 

Por último, Noelia Muñoz, directora de Promoción y Desarrollo de la UCAV, se ha referido a la conceptualización del proyecto. “El éxito de nuestro proceso de transformación digital es una correcta gestión del cambio. El problema en ocasiones es centrarse en querer utilizar una herramienta concreta, pero no dedicar el tiempo suficiente a saber qué requisitos previos se necesitan en el proceso de transformación digital”. Muñoz cuenta cómo la UCAV ha involucrado a todo el personal de la universidad. “Ese ecosistema digital tiene que girar alrededor del alumno, pero está implicando a toda la comunidad universitaria, la formación no sólo debe ser para los profesores que imparten la educación sino también al PAS y a los propios alumnos. Estamos acostumbrados al cambio, nos da energía para continuar y seguir. Cada reto es una oportunidad y el cambio forma parte de nuestra cultura de universidad. Todos hemos entendido que formamos parte del cambio. Hemos sufrido una resistencia al cambio, pero hoy en día cualquier persona de la UCAV entiende que esos cambios son necesarios".

 

“El proceso de transformación digital ha sido bastante natural porque hemos tenido mucho tiempo para implementarlo y hemos ido dando solución a problemas concretos con herramientas específicas. El proceso comenzó el día en el que nos dimos cuenta de que teníamos que integrar todas ellas”, mantiene Noelia Muñoz. Cualquier institución puede tener más o menos acceso a estas herramientas tecnológicas, pero lo que consiste la transformación digital real es cuando todos los procesos se integran y así conseguimos ser una institución 4.0. Por eso, “es importante crear esos ecosistemas entre las distintas instituciones porque realmente podemos ayudar y motivar a toda la comunidad universitaria para que entienda que el cambio es necesario y es imprescindible comenzar con los procesos de transformación digital”, afirma.