Emails y reuniones: los sorprendentes enemigos de la productividad

Foto: EP

En todas las empresas hay quienes no tienen demasiado claro qué hacer o cómo comunicarlo. Y eso se traduce en reuniones o emails sin objetivos claros. Se convocan y se envían porque algo hay que hacer.

 La 'reunitis' y los emails que no aportan nada son los mayores enemigos de la productividad, según una encuesta. Eso sí, el ruido en los entornos laborales es lo que más afecta al rendimiento a los trabajadores. 

 

'Productivity at the Office - Challenges 2015' es una encuesta elaborada entre 2.500 trabajadores en todo el mundo por la empresa Jabra, especializada en tecnología de audio y comunicaciones (con evidentes intereses en que las empresas inviertan en tecnología para mejorar su productividad). 

 

La encuesta ha revelado que los trabajadores se enfrentan a 17 tipologías de distracciones diferentes a lo largo de la jornada laboral, atendiendo reuniones improductivas y luchando con una tecnología que en su origen fue pensada para mejorar la productividad. 

 

El 36 por ciento de los encuestados piensa que las reuniones de oficina disminuyen su propia productividad. En este sentido, más de la mitad (51 por ciento) está de acuerdo que las reuniones sin una orientación o agenda clara suponen una pérdida de tiempo: el 32 por ciento cita la falta de toma de decisiones, el 31 por ciento la falta de seguimiento, el 26 por ciento la falta de preparación y 25 por ciento lo achacan a la tardanza de los participantes en la reunión. 

 

No obstante, la gran paradoja es que, según la encuesta, la mayoría de los trabajadores prefieren asistir a reuniones porque perciben que la productividad de la organización sí que puede aumentar, pese a que disminuya puntualmente la suya. Es decir: reuniones sí, pero con sentido y bien planteadas. 

 

TIENES 1.000 EMAILS    

 

Bandejas saturadas de correos electrónicos hasta donde alcanza la vista. Son tantos y llegan tan deprisa que rara vez es posible leerlos o contestarlos todo, si no es a costa de que no dedicar ni un minuto más a las labores realmente productivas. ¿Te suena?

 

La encuesta revela que la mayoría de los trabajadores (nada menos que un 78 por ciento) son reticentes a la hora de abordar un asunto mediante una llamada de teléfono (por complejos, espinosos o por pura pereza) y eso les lleva a enviar un correo electrónico en su lugar. De esta forma, el 28 por ciento de los encuestados se muestra molesto por el exceso de mails. 

 

Eso sí: dejando a un lado este uso ineficiente de lo que deberían ser herramientas para aumentar la productividad, lo que más afecta al rendimiento de los empleados son los propios compañeros o las malas condiciones en el entorno laboral, como edificios mal aislados, ventilados o acondicionados. 

 

De esta forma, la estrella de los enemigos de la productividad es la contaminación acústica, que afecta tanto a la concentración, como a las conversaciones que se mantienen por teléfono. De esta forma, el 46 ruido de los trabajadores encuestados señala que los niveles de ruido son el mayor problema de distracción en la oficina. 

 

El segundo en el 'ranking' con las visitas de compañeros que o no tienen mucho que hacer o muy pocas ganas de hacerlo. "Demasiadas interrupciónes de los compañeros" ha sido elegido por un 43 por ciento de los encuestados, solo seguida por "temperatura", con un 33 por ciento de los encuestados.